Как известно, есть два гуру тайм-менеджмента - Дэвид Аллен и Глеб Архангельский. Первый изобрел гениальную систему "Getting Things Done (GTD)", а второй был первым русскоязычным автором, который стал о ней рассказывать людям, который не говорят по-английски. Все остальное - это, как правило, калька с GTD, поэтому я просто попробую доступным языком рассказать об этой методе.
1. Наша эффективность напрямую зависит от того, насколько свободна или загружена наша голова. Это ключевой принцип GTD, согласно которому ни в коем случае не надо заваливать себя задачами, делами и напоминаниями. Чем меньше в голове, тем лучше мы фокусируемся на выполнение наших дел и мыслях о вечном. Так или иначе все остальные пункты являются продолжением этого постулата.
2. Мой посуду после еды, а не до. Только так она всегда будет чистой. Говоря нормальным языком - по возможности делай дела сразу же, как только они возникли. Это то, чему нас учили родители и учителя в школе, но мы отказываемся в это верить. Если делать уроки в день, когда их задали, то будет больше времени для того, чтобы беззаботно играть футбол, смотреть кино или путешествовать на выходных. Все равно их когда-то надо будет делать, и если сделать это сразу, то чувство вины не будет съедать тебя изнутри.
3. Заведи "список добрых дел". Существуют десятки приложений для iPhone или Android, которые позволят сделать простейший список, который всегда будет с тобой. Только не ставь сложные системы, в которых надо убивать время на то, чтобы создавать сложные структуры проектов с метками, ветвями задач и т.д. Чем проще, тем лучше: создал задачу - выполнил - удалил. Лично я использую Google Task как базу плюс всякие приложения поверх нее с более удобным интерфейсом (например, GoTasks).
4. Избавься от всех "висяков". У каждого из нас есть список вещей, которые мы всегда откладываем "на потом". Починить кран, разобраться в шкафу, отсканировать семейные альбомы. И каждый раз, когда мы натыкаемся на них глазами, нас гложет совесть, которая парализует любую активность в других направлениях. А если их просто взять и сделать в течение одного выходного, то освободится масса энергии и креатива для следующих.
5. Если дело можно сделать меньше, чем за две минуты, сделай его прямо сейчас. Как правило, 90% наших задач выполняются почти мгновенно (звонки, письма, всякие мелочи по дому). Так чего же тянуть?
6. Декомпозируй все сложные дела на множество мелких задач. В списке не должно быть абстрактных вещей типа "подать декларацию в налоговую". Должны быть простые и понятные дела, которые желательно сделать меньше, чем за две минуты: "скачать и установить ПО для составления декларации", "запросить на работе справку 2-НДФЛ", "заполнить декларацию", "отправить заказное письмо". Гораздо проще съесть слона, отрезая от него по маленькому кусочку.
7. Кидай мяч на другую сторону. Старайся, чтобы дела не "зависали", и ты максимально быстро от них избавлялся, особенно если речь идет о вовлечении других людей (тем более бюрократии). Чтобы они не накапливались, надо перестать быть "узким местом" и отфутболивать их при первой возможности. Пришло письмо - сразу же отвечай (или сразу же пиши ответ и ставь на отложенную отправку). Пришло рабочее задание - сразу же организуй встречу и распредели полномочия, чтобы люди начинали работать. Таким образом, дела будут делаться без твоего участия.
8. Ищи резервы. Мы порой даже не представляем, сколько у нас на самом деле "свободного" времени. Пока ты бегаешь, можно полчаса слушать аудиокнигу или курс иностранного языка (не говоря уже о метро и пробках). Пока ребенок спит, можно почитать книгу. Или пописать ее, пока коллеги устраивают перекур.
9. Расставляй приоритеты. Как известно, 80% результата приносят всего лишь 20% усилий. В таком случае, лучше сделать на 80% пять дел и достичь в сумме 400%, чем добивать одно единственное на 100% (разве только это дело не приносит вам все ваши деньги). Да и если жить в таком режиме, как советует автор в предыдущих восьми пунктах, то можно с ума сойти. Хотя мне нормально.
10. Наконец, старайся максимально увеличивать количество дел, которые тебе нравятся. Так не надо будет себя заставлять, и продуктивность повысится сама собой.
А вы как своим временем управляете?
Journal information